Help ik verdrink in mijn mail. In 3 simpele stappen naar een opgeruimde mailbox.

“Elke Nederlander heeft aan het eind van zijn leven nog 2 maanden aan achterstallig werk”, hoorde ik Toon Gerbrands ooit beweren tijdens een lezing. Daarbij doelend op klussen en projecten die je nog (steeds) niet afgerond hebt. Deze klussen en projecten blijven in je hoofd rondspoken. Ze beperken je vrijheid van denken en handelen. Deze klussen maken je een slaaf van je eigen taken. Dit inzicht leidde ertoe dat ik grondig aan de slag ben gegaan met mijn achterstallig werk. Met als eerste slachtoffer mijn mailbox.

Tot voor kort had ik een mailbox met meer dan 2000 berichten waar ik met enige regelmaat niet uitkwam en helemaal niet doorheen kwam. Berichten zakten weg, mensen stuurden ze zelfs opnieuw. Tussen alle nieuwsbrieven en mails die gearchiveerd hadden moeten zijn, waren de berichten waar ik écht iets mee moest doen totaal niet meer terug te vinden. Nu mijn mailbox is opgeruimd en opgeruimd blijft, is er veel meer ruimte in mijn denken en is de mailbox weer wat het moet zijn: een communicatiemiddel in plaats van een last.

Ik ben in drie stappen naar een lege mailbox gegaan en dit is mijn eerste stap naar een opgeruimd brein. Nu wil ik je in deze blog meenemen in hoe ik dit heb aangepakt. Daarmee hoop ik te bereiken dat dit ook voor jou wat meer rust in je werk brengt.

  1. Ik heb alles op persoon geordend (in plaats van op moment van binnenkomst) en ben in een dag van boven naar onder alles systematisch gaan wegwerken. Acties die erin zaten heb ik gegroepeerd en opgelost/beantwoord. En als er meer vragen of acties bij een verzender open stonden heb ik de telefoon gepakt en ze in één keer afgehandeld. Geen open eindjes maar afgeronde processen.
  2. De e-mails heb ik vervolgens gearchiveerd in mappen om zo wel het archief op orde te houden. Deze groepen hebben een duidelijke structuur die overeenkomt met de rollen die ik heb binnen onze organisatie. Dit archiveren heb ik alleen gedaan voor e-mails die minder dan 1 jaar oud zijn. Documenten die hierbij hoorden heb ik los in Dropbox opgeslagen zodat ik die langer kan archiveren.
  3. Nu werk ik elke dag op 2 a 3 momenten mijn mailbox bij en ruim hem op tot nul. Omdat ik nu steeds met een mailbox met enkel nieuwe berichten begin, kost me dit zelden meer dan een kwartiertje.

De zeilboot en het compliment die je bij Outlook in beeld krijgt als je box leeg is, is ondertussen een bekend uitzicht en ik bevind me letterlijk in rustiger vaarwater. Dezelfde stappen pas ik nu op mijn (al sterk geslonken) actielijst toe. Eens kijken wat dat voor rust op gaat leveren.

Nils van Schaik

Nils is een van de ondernemers achter Squerist. Binnen het bedrijf heeft hij diverse rollen vervuld. Op dit moment helpt hij in de rol van Algemeen en financieel directeur de organisatie in het steeds meer komen tot zelfsturing en met het verstevigen van het specialisme op de Squerist vakgebieden. 

Volg me op LinkedIn.