Checklists

Laat ik met de deur in huis vallen en jullie deelgenoot maken van een groot geheim; ik ben feilbaar.
Tussen alle superhelden, mutanten, goeroes, ninja’s en meesters ben ik gewoon ‘mens’…..en tester. Ik heb er geen enkele moeite mee om toe te geven dat ik (heel) veel ‘dingen’ te gecompliceerd of simpelweg ‘te veel’ vind.
Mijn auto is een voorbeeld van het eerste, de informatie die mij dagelijks via diverse (sociaal) media bereikt van het tweede. Desondanks kom ik een eind met het besturen en zelfs onderhouden van mijn auto en geef ik in mijn werk de voorkeur aan het verzamelen van zoveel mogelijk informatie.
Ik ben niet alleen; de omvang en complexiteit van wat wij weten overstijgt onze individuele capaciteit om de voordelen van deze kennis correct, veilig en/of betrouwbaar te verwerken en/of over te brengen. Daarnaast zijn het geheugen en het concentratievermogen van de meeste mensen niet optimaal, vooral wanneer het routinematige processen betreft.

Eén van de hulpmiddelen die ik graag inzet om mijn kans op falen te verkleinen en zelfs de kans op succes te vergroten, is de afvinklijst, ook wel bekend als de checklist.
De beroemdste checklist bestaat inmiddels ruim 80 jaar; de pre-flight checklist(s) die piloten gebruiken. De luchtvaart kent checklists voor een grote verscheidenheid aan taken en calamiteiten. Zonder deze checklists zouden wij hoogstwaarschijnlijk niet met vertrouwen een vliegtuig instappen.
De afgelopen decennia hebben checklists ook de kwaliteit van medische zorg enorm verbeterd. Mijn hobby’s motorrijden en sportduiken kennen de acroniemen BRAVOK en VLSLO voor de controles vooraf en zijn niets meer dan ezelsbruggetjes voor een afvinklijstje. Hoewel de inhoud ervan context afhankelijk is, zou je de Definition of Done (en Ready) aan kunnen merken als voorbeeld van een ‘standaard’ checklist in de IT.

Uit voorgaande voorbeelden valt al enigszins af te leiden in welke situaties een checklist toegevoegde waarde kan hebben:

  1. Wanneer handelingen/taken vaak herhaald moeten worden
  2. Wanneer het uitvoeren van bepaalde stappen (in bepaalde volgorde) noodzakelijk is om falen te voorkomen of succes mogelijk te maken
  3. Wanneer er sprake is van (grote) complexiteit en door een gebrek aan inzicht of overzicht stappen vergeten kunnen worden

Hoewel je verschillende indelingen kunt vinden voor verschillende soorten checklists, zijn er eigenlijk maar 2 basistypen:

  1. Do – Confirm checklist
    Nadat een stap is uitgevoerd, wordt deze direct afgevinkt. De pre-flight checklist(s), BRAVOK en VLSLO zijn voorbeelden van dit type. Dit type is de enige keuze in geval van de hierboven omschreven, situatie 2.
  2. Read – Do checklist
    Taken worden uitgevoerd op basis van geheugen en ervaring. Achteraf wordt de checklist gebruikt om te controleren of wat gedaan moest worden ook gedaan is. De Definition of Done is een voorbeeld van dit type.

Een essentieel onderdeel van een checklist is dan ook een exacte omschrijving van wanneer (en wanneer niet) deze te gebruiken is en hoe.

Persoonlijke checklists zijn handig maar de toegevoegde waarde neemt enorm toe wanneer checklists breed gedragen en door een heel team, een hele organisatie of zelfs binnen een heel domein gebruikt worden. Het maken van goede checklists lijkt makkelijker dan het is. Door je aan een aantal richtlijnen te houden, vergroot je de kans op een echt nuttige checklist:

  1. Algemeen: houd het eenvoudig, exact en efficiënt. Gebruik de juiste terminologie voor het beoogde publiek. Niet iedereen hoeft op basis van een checklist een vliegtuig te kunnen besturen, een narcose te kunnen toedienen of een (test)omgeving te kunnen inrichten.
  2. Getest in de praktijk: Test het gebruik van een checklist in de praktijk en blijf deze aanpassen totdat deze correct werkt. Nodig gebruikers uit de checklist aan hun situatie aan te passen. Blijf een checklist en het gebruik er van regelmatig evalueren.
  3. Houd het kort: Een goede checklist bevat 5 tot 9 stappen en past op één zijde van een vel papier. Wanneer een checklist langer dreigt te worden of is, probeer deze dan op te delen in meerdere checklists (fasering). Denk aan “voorafgaand aan installatie, tijdens installatie en na installatie” waarbij een fase compleet afgevinkt moet zijn voordat de checklist van de volgende fase gebruikt mag worden.
  4. Benoem alleen noodzakelijke stappen of stappen die, op basis van praktijkervaring, makkelijk worden vergeten: Een checklist is niet allesomvattend en is geen vervanging voor noodzakelijke kennis en ervaring.
  5. Makkelijk te gebruiken: Denk hierbij aan lettertype, lay-out, kleurgebruik, etc. Ook hier geldt dat eenvoud en duidelijkheid voorop staat.

Overweeg om in een checklist niet alleen uitvoerbare acties op te nemen maar bijvoorbeeld ook communicatietaken.

Het maken van een checklist is bij uitstek een gelegenheid om met anderen samen te werken. Dit maakt het niet alleen leuker maar vergroot de kans op een goede checklist die breed gedragen wordt.
Ik ga nog even een belangrijke checklist afwerken……..het recept voor chocolade-lava-cake……

Martin van der Ploeg

Martin blijft altijd bijleren, om zijn kennis en ervaring te kunnen blijven toepassen. Martin is Certified Requirements Engineer, Certified (Agile) Tester, Certified Scrum Master en Accredited Trainer. Op dit moment is hij via Squerist ingezet bij ThiemeMeulenhoff.

Bekijk hier het LinkedIn profiel van Martin.

Latest from Martin van der Ploeg