Processen automatiseren? Eerst de data op orde!

  • Posted on:  donderdag, 13 oktober 2016 11:47
  • Written by 

Momenteel zijn mijn collega Eva Soumete en ik aan de slag bij woningcorporatie Staedion als Proces- en Informatieanalist. Samen met de Informatiemanager en interne collega’s werken we aan het project Datakwaliteit. Onlangs bezochten we het Corporatieplein, een beurs waar woningcorporaties en ICT leveranciers elkaar ontmoeten en samen de ontwikkelingen bespreken. Ook het ministerie van Binnenlandse Zaken gaf een presentatie over de nieuwe Woningwet met een doorkijkje naar de toekomst. Het was een interessante dag voor ons, want datakwaliteit is aan de orde van de dag in deze sector.

Verantwoordingsinformatie

Elke woningcorporatie in Nederland is wettelijk verplicht om jaarlijks ‘de Verantwoordingsinformatie’ (dVi) in te vullen. De Autoriteit woningcorporaties (onderdeel van de Inspectie Leefomgeving en Transport) gebruikt deze uitgebreide vragenlijst bij het toezichthouden op de corporaties. 

Het invullen van dVi is elk jaar weer een tijdrovende klus en daarmee een proces dat zich bij uitstek leent voor automatisering. Immers, alle gegevens die nodig zijn om de vragenlijst in te vullen, staan in het primair systeem. Op het Corporatieplein is duidelijk te merken dat het genereren van dVi ‘met één druk op de knop’ een thema is bij veel corporaties, bij leveranciers en bij de Inspectie zelf. Maar dan moet je er als corporatie wel zeker van zijn dat de gegevens die uit het systeem rollen, de juiste zijn. In het project Datakwaliteit houden we ons bezig met de vragen: Welke gegevens hebben we nodig om de vragen van dVi te beantwoorden? Staan deze gegevens in het systeem? Zijn de gegevens volledig? Zijn de gegevens juist? En we zijn pas tevreden als we op alle vragen een volmondig JA kunnen antwoorden!

Maar we gaan hierbij nog een stap verder. Immers, wanneer er een standaardisatie heeft plaatsgevonden van de normen voor controle en verantwoording, is het logisch om ook de processen die daaraan vooraf gaan, te standaardiseren. En daar weer aan gekoppeld: het te hanteren datamodel en het primaire systeem waarin de primaire processen en de primaire data samen komen. Binnen de corporatiesector wordt er gewerkt met verschillende standaarden, waaronder met name VERA (Volkshuisvesting Enterprise Referentie Architectuur) goed toepasbaar is. Binnen Staedion zijn we daarom de stap aan het maken om het huidige datamodel te plotten op het datamodel van VERA.

Klantgegevens

Inloggen op je online account en daar je zaken regelen. We vinden het inmiddels heel normaal. Je doet het bij je telefoonprovider, je energieleverancier of je bank. Ook woningcorporaties maken een beweging naar steeds meer digitale interactie met hun klanten. 

Welke gegevens heb je nodig om via de digitale snelweg met je klant te communiceren? Een e-mailadres, gekoppeld aan een klantnummer en een contractnummer. Aan welke eisen moeten deze gegevens voldoen? Waar sla je ze op? Wat is de hoofdbron en welke afdelingen en bijbehorende applicaties maken nog meer gebruik van deze gegevens? Aan welke eisen moet je voldoen om te zorgen dat deze gegevens veilig en zorgvuldig worden bewaard? Uit welke processen komen deze gegevens voort en in welke processen gebruiken we ze? Dat zijn enkele vragen die voorliggen in het project Datakwaliteit Klantgegevens. Om vervolgens het gebruik binnen het hele bedrijf te kunnen standaardiseren.

Blik in de toekomst

In de presentatie van het ministerie op het Corporatieplein kwam het belang van standaardisering ook nog eens aan bod. We kregen namelijk een kleine blik in de toekomst, waarin de ILT voor ogen heeft om Standard Business Reporting in te voeren. Of het ooit verplicht wordt, is nog de vraag. Maar duidelijk is dat zowel de dienstverlening van de corporaties zelf als de eisen van het ministerie vragen om het op orde hebben van de data, zodat het automatiseren van processen steeds beter kan worden ingericht.

Maike Jansen

Procesadviseur bij Squerist, met ruime ervaring als communicatieadviseur. Analytisch en creatief. "Think Different". 

Volg me op LinkedIn.